Koji je rok za čuvanje dokumentacije?

Iako možda ne razmišljate o dokumentaciji svaki dan, čuvanje poslovnih dokumenata ima ogroman utjecaj na funkcionisanje Vaše kompanije. S vremenom, dokumenti gube na važnosti, ali je ključno znati kada ih treba zadržavati i koliko dugo. U ovom blogu, otkrit ćemo vam sve što trebate znati o rokovima za čuvanje dokumentacije, s posebnim naglaskom na računovodstvene i porezne aspekte.

Računovodstvena i porezna dokumentacija – Temelj vašeg poslovanja

Dokumentacija je srž svakog poslovnog događaja, iako možda ponekad zaboravljamo koliku ulogu igra. Svaki račun, faktura ili izvještaj predstavlja pisani trag koji omogućava praćenje i analizu poslovnih transakcija. Ovdje dolazimo do ključnog pitanja – koliko dugo trebate čuvati ove dokumente?

Zakoni koji regulišu ovu oblast, kao što su Zakon o računovodstvu, Zakon o Poreznoj upravi FBiH, Zakon o porezu na dodanu vrijednost, te drugi propisi, precizno definišu rokove i kazne za nepoštivanje istih. Ovi propisi često određuju minimalne rokove, što znači da dokumente možete čuvati i duže, ako to smatrate potrebnim.

Najznačajniji propisani rokovi za čuvanje dokumentacije

Kada razgovaramo o rokovima za čuvanje dokumentacije, najznačajniji dolazi iz člana 49. Zakona o računovodstvu i reviziji iz 2021. godine. Ovaj zakon obuhvata računovodstvene i porezne aspekte i postavlja temelj za rokove čuvanja dokumenata.

Neki od ključnih rokova i detalja u vezi čuvanja dokumentacije u skladu s ovim zakonom uključuju:

•  
• (1) Isprave koje se čuvaju trajno su: platne liste ili analitičke evidencije o plaćama u vezi sa plaćanjem doprinosa, kupoprodajni ugovori po kojima je izvršeno stjecanje nekretnina, godišnji računovodstveni obračuni, finansijski izvještaji, konsolidovani finansijski izvještaji, izvještaji o izvršenoj reviziji i svi interni akti od utjecaja na finansijsko poslovanje.
• (2) Glavna knjiga i dnevnik čuvaju se najmanje deset godina, a pomoćne knjige najmanje pet godina.
• (3) Knjigovodstvene isprave na osnovu kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu čuvaju se najmanje deset godina.
• (4) Knjigovodstvene isprave na osnovu kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige čuvaju se najmanje pet godina.
• (5) Izvještaj o poslovanju čuva se u originalnom obliku deset godina nakon isteka poslovne godine.
• (6) Pomoćni obračuni, prodajni i kontrolni blokovi i sl. čuvaju se dvije godine.
• (7) Revizorska društva čuvaju pet godina dokumentaciju na osnovu koje je obavljena revizija, računajući od poslovne godine na koju se revizija odnosi.
• (8) Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige i u koje su podaci iz isprava uneseni.
•  
• Neke isprave, kao što su platne liste, kupoprodajni ugovori za nekretnine, godišnji računovodstveni obračuni i drugi, čuvaju se trajno.
  Najvažnije je napomenuti da rok za čuvanje dokumentacije počinje teći od zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige.
•  

Kazne za nepoštivanje ovih rokova kreću se od 5.000 KM do 15.000 KM za pravna lica i od 500 KM do 3.000 KM za odgovorna lica u firmi.

Način čuvanja dokumentacije

Član 48.

(1) Knjigovodstvene isprave čuvaju se u izvornom materijalnom obliku, u obliku elektronskog zapisa ili na mikrofilmu, a predstavljaju dokaznu osnovu poslovnih knjiga.

(2) Knjigovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izvještaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno kod drugog pravnog lica ukoliko je istom povjereno vođenje poslovnih knjiga.

(3) Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memoriranim podacima, mora se osigurati i memoriranje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli.

(4) Pri otvaranju postupka likvidacije ili stečaja, knjigovodstvene isprave i poslovne knjige zapisnički se predaju likvidacionom, odnosno stečajnom upravniku.

Zastarjeli rokovi za čuvanje dokumentacije

Pored rokova za čuvanje, važno je razmotriti zastarjele rokove. Opći zastarjeli rok za poslovne odnose je pet godina, dok je za slučajeve gdje postoji pravomoćna sudska odluka, zastarjeli rok deset godina.

Važnost vođenja preciznih knjiga

Kako biste poštovali porezne propise, svaki obveznik mora voditi knjige s dovoljno podataka za urednu primjenu PDV-a. Ovo uključuje obračunavanje PDV-a za svaki period PDV-a. Nepoštivanje ovih pravila može rezultirati novčanim kaznama u rasponu od 300 KM do 10.000 KM.

Način vođenja i rokovi za čuvanje trgovačke knjige

Pravilnik o obliku, sadržaju i načinu vođenja trgovačke knjige propisuje rokove za čuvanje trgovačke knjige. Prema ovim odredbama, trgovačke knjige trebaju se čuvati najmanje deset godina nakon isteka poslovne godine, dok se dokumentacija za knjiženje u tim knjigama treba čuvati najmanje pet godina nakon isteka poslovne godine na koju se ta dokumentacija odnosi.

Član 63. Zakona o unutrašnoj trgovini definira kaznu od 3.000 KM do 15.000 KM za pravna lica koja ne vode ažurno trgovinsku knjigu.

Uredba o načinu vršenja arhivskih poslova FBiH

Nakon isteka rokova za čuvanje dokumentacije, prije nego što se dokumenti unište, potrebno je dobiti odobrenje nadležnog arhiva (na nivou Federacije BiH ili Kantona). Prijedlog za uništenje određene dokumentacije treba sadržavati popis (vrstu, količinu i vrijeme nastanka) dokumentacije koja se uništava te propisane rokove čuvanja. Uništavanje dokumentacije može se obaviti tek nakon što se odobrenje dobije.

Prilikom uništavanja dokumentacije, moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka i okoliša. Ovo uključuje siguran i ekološki odgovoran način rukovanja dokumentima.

Zaključak

Rokovi za čuvanje dokumentacije igraju ključnu ulogu u poslovanju svake kompanije. Kako biste uspješno upravljali svojom dokumentacijom i poštovali zakonske zahtjeve, morate biti pažljivo upoznati s propisima i rokovima koji se odnose na vašu oblast poslovanja.

U Econsultu, razumijemo važnost pridržavanja ovih propisa i radimo s vama kako bismo osigurali da vaša dokumentacija bude uredna i sigurna. Naša stručna ekipa pružit će vam podršku i smjernice kako biste efikasno upravljali vašom dokumentacijom i ostali u skladu s zakonom. Vaša poslovna dokumentacija je ključna za vaš uspjeh, i mi smo ovdje kako bismo vam pomogli da je zaštitite i održite.

Neka Econsult bude vaš partner u održavanju urednog poslovanja i poštovanju zakona.